Prowadzę małą firmę księgową od kilkunastu lat. Nie jest to wielka korporacja, ale zespół kilku osób, które każdego dnia przetwarzają góry dokumentów. Rachunki, faktury, PITy – papier był podstawą naszego funkcjonowania. Aż do pewnego popołudnia pięć lat temu, kiedy przypadkiem usłyszałam rozmowę moich pracowników.

Jedna z osób skarżyła się, że znów musi iść do sklepu po kolejne ryzy papieru do drukarki. Druga wspomniała o kosztownym serwisowaniu urządzenia, które zacięło się na grubej fakturze. Wtedy dotarło do mnie: my nie zarządzamy dokumentami. To one zarządzają nami i naszym portfelem. Postanowiłam coś zmienić i poszukałam rozwiązania, które pomoże nam przejść na obieg cyfrowy bez wielkiej inwestycji i miesięcy szkoleń. Trafiłam wtedy między innymi na ofertę firmy S-smolsztn, która pokazała mi, że kluczem nie jest technologia sama w sobie, a sposób jej wdrożenia.

Problem był większy niż się wydawało

Zaczęłam liczyć. Koszt papieru, tonerów, druarek oraz ich napraw to była tylko część rachunku. Dochodziły czasochłonne obowiązki: segregowanie dokumentów do teczek, szukanie zgubionej faktury przez pół godziny, ręczne wprowadzanie danych z papierowych formularzy do systemu. Najbardziej kosztowny był jednak czas moich specjalistek – godziny marnowane na czynności administracyjne zamiast na rzeczywistą pracę dla klienta.

Testowanie prostego systemu digitalizacji

Nie chciałam rewolucji od poniedziałku. Zaproponowałam zespołowi eksperyment: przez miesiąc wszystkie nowe dokumenty przychodzące będą najpierw skanowane i zapisywane w wyznaczonym folderze na dysku sieciowym. Dopiero potem trafią do fizycznej teczki klienta. To miał być pierwszy krok ku porządkowi cyfrowemu.

Czego nauczył nas ten miesiąc prób?

Szybko pojawiły się problemy. Skany bywały rozmazane lub krzywo ustawione w skanerze automatyce podajnikowej więc nazwy plików były chaosem: ‘scan001.jpg’, ‘scan002.pdf’. Znalezienie czegokolwiek po tygodniu stawało się niemożliwe. Zrozumiałam dwie rzeczy: potrzebujemy jednolitej procedury dla wszystkich oraz narzędzia, które pomoże nam tę procedurę utrzymać a nie ją utrudni.

Wybór metody krok po kroku

Postawiłam na trzy kryteria wyboru rozwiązania dla naszej firmy:

• Szybkość działania – proces skanowania i zapisu musi być szybszy niż wrzucenie dokumentu do segregatora.
• Przejrzystość archiwum – każdy plik musi mieć logiczną nazwę według ustalonego schematu.
• Bezpieczeństwo dostępu – tylko upoważnione osoby powinny mieć prawo wglądu do konkretnych folderów z danymi klientów.

Jak wygląda teraz nasza codzienność?

Dokument przychodzi pocztą lub mailem od klienta od razu trafia do odpowiedniego katalogu w chmurze zaszyfrowanej którą łatwo tworzymy po zalogowaniu za pomocą czytnika zbliżeniowego choćby przez telefon komórkowy z funkcją NFC który obecnie każdy ma przy sobie wykorzystując jeden dostęp centralny . Oryginał fizyczny ląduje prostackim pudełku oznaczonym tylko rokiem a potem raz na kwartał idzie do archiwum piwnicznego . Kiedy trzeba coś znaleźć nie szukamy w stosach papieru . Wpisujemy nazwę klienta i datę albo numer faktury w polu wyszukiwania . Rezultat mamy od ręki nawet podczas zdalnej pracy domowej gdy dziecko choruje . Oszczędność czasu jest kolosalna bo zajmuje to sekundy a nie minuty czy godziny jak dawniej kiedy pamiętam że szukaliśmy jednego przelewu prawie cały ranek narażając się na opóźnienie rozliczenia przed urzędem skarbowym co było stresujące dla wszystkich

Czego żałuję? Że nie zaczęłam tego robić pięć lat wcześniej

Tylko jedna rzecz mnie dzisiaj martwi dlaczego tak długo zwlekałam z tą zmianą strach przed nowym brak czasu żeby to ogarnąć może przekonanie że u nas to niemożliwe Te obawy okazały się bezpodstawne Koszt sprzętu jednorazowy zwrócił się już po niespełna roku dzięki mniejszym wydatkom na materiały eksploatacyjne Najważniejsza korzyść to jednak spokój Mam pełną kontrolę nad dokumentacją firmy i klientów Nie boję się kontroli Urzędu Skarbowego bo wszystko mam pod ręką uporządkowane chronologicznie Moi pracownicy też są zadowoleni wykonują mniej mechanicznych nudnych czynności mogą skupić się na tym co robią najlepiej czyli analizie liczb i doradztwie dla prowadzących działalność Teraz gdy ktoś mnie pyta o radę mówię jedno zacznij od najprostszego testuj ucz się błędów szukaj dopasowanych rozwiązań nie uniwersalnych cudów A jeśli zastanawiasz się jak uporządkować swój obieg dokumentów warto spojrzeć jak robią to inni często rozwiązanie leży bliżej niż myślisz W naszej branży wiele firm poszło podobną drogą